Para financeiro e RH
Calendário da renovação do plano empresarial: o que fazer em cada mês antes do aniversário
Quando a proposta de reajuste chega, a conta já está feita. A renovação que dá certo começa seis meses antes, com uma tarefa por mês.
Resposta curta
A renovação do plano empresarial acontece no aniversário do contrato, mas o trabalho que pesa no resultado começa seis meses antes: relatório de utilização, diagnóstico, ações sobre o uso, cotações comparativas, negociação com a memória de cálculo na mão e comunicação à equipe. A partir de 30 vidas, o reajuste é calculado sobre a sinistralidade do próprio contrato (RN ANS nº 565/2022), e ação sobre o uso leva meses para aparecer no número.
Por que seis meses
O reajuste do contrato coletivo a partir de 30 vidas é calculado sobre a sinistralidade do próprio contrato (Resolução Normativa ANS nº 565/2022), apurada num período que termina antes do aniversário. Qualquer ação sobre o uso, como orientar a porta de entrada ou acompanhar crônicos, leva meses para aparecer nesse número. Quem começa quando a proposta chega consegue, no máximo, conferir o cálculo e negociar. Quem começa seis meses antes consegue mudar o número que vai ser calculado. Veja como funciona o reajuste.
Seis meses também é o tempo necessário para fazer cotações comparativas com calma, decidir se faz sentido trocar e, se for o caso, implantar o contrato novo sem deixar a equipe descoberta.
O calendário, mês a mês
| Quando | O que fazer | Quem |
|---|---|---|
| 6 meses antes | Pedir o relatório de utilização dos últimos doze meses, fechar a série mensal de sinistralidade e juntar atestados e afastamentos por área | Financeiro, RH e corretora |
| 5 meses antes | Diagnóstico: separar o pontual do recorrente, identificar onde o uso se concentra e o que na rotina explica | Comitê RH + financeiro, com a corretora |
| 4 meses antes | Colocar em prática poucas ações sobre o uso, cada uma com um indicador acompanhado mês a mês | RH, liderança das áreas, medicina do trabalho |
| 3 meses antes | Revisar o desenho do contrato (rede, acomodação, coparticipação, dependentes) e, se fizer sentido, pedir cotações comparativas | Financeiro e corretora |
| 2 meses antes | Receber a proposta de reajuste da operadora, pedir a memória de cálculo e conferir período, vidas e parâmetros | Financeiro e corretora |
| 1 mês antes | Negociar com os números explicados; decidir entre renovar, ajustar o desenho ou trocar | Sócios, financeiro e corretora |
| Aniversário | Assinar, implantar as mudanças e comunicar a equipe | RH e corretora |
| Depois | Guardar a série, manter a reunião mensal e começar o ciclo seguinte | Comitê |
Seis meses antes: os dados
Tudo começa com o relatório de utilização, mês a mês, com receita, custo e uso por tipo de atendimento. Peça também o perfil da carteira: vidas, faixa etária, titulares e dependentes. O RH junta os atestados e afastamentos por área no mesmo período. Como contas médicas chegam com atraso, o mês mais recente costuma parecer menor do que vai ser; por isso a série de doze meses é a referência, não a foto. A sinistralidade média do setor foi de 81,7% em 2025 (ANS); a sua série mostra se o contrato está acima, abaixo e em que direção vai.
Cinco e quatro meses antes: diagnóstico e ação
O diagnóstico responde a perguntas simples: o custo veio de poucos casos ou do uso do dia a dia? A porta de entrada é a consulta ou o pronto-socorro? Há área, turno ou unidade com uso e atestados acima da média? Com as respostas, o comitê escolhe poucas ações e um indicador para cada uma. Tentar tudo ao mesmo tempo dilui o esforço e não deixa claro o que funcionou. Veja como reduzir a sinistralidade.
Três meses antes: desenho e cotações
É o momento de revisar o contrato: a rede atende as unidades? A acomodação e a abrangência fazem sentido para o perfil? A coparticipação está orientando o uso ou só transferindo custo? As regras de dependentes estão claras? Se houver motivo, é também a hora de pedir cotações comparativas, com os mesmos critérios para todas as operadoras. Cotação feita no último mês, sob pressão, costuma terminar em troca por preço, que raramente resolve. Veja quando faz sentido trocar de operadora.
Dois meses antes: a proposta e a memória de cálculo
A operadora envia a proposta de reajuste com antecedência do aniversário. Peça a memória de cálculo e confira: o período de apuração, o número de vidas considerado, os meses incompletos, os parâmetros usados. Erros acontecem e podem ser corrigidos. Compare o número com a sua própria série e com as ações que a empresa fez. Veja a renovação do plano empresarial.
Um mês antes: negociação e decisão
A negociação é técnica: a empresa mostra o que fez, o que mudou nos indicadores e o que pretende fazer no próximo ciclo. Quem chega com os números explicados tem outra conversa com a operadora. A decisão fica entre renovar como está, renovar com ajustes no desenho ou trocar. Nenhum resultado é garantido: quem define o reajuste é a operadora. O que a empresa controla é a qualidade da informação e das ações que leva para a mesa.
No aniversário: assinatura e comunicação
Mudanças de desenho, de coparticipação ou de operadora precisam ser comunicadas à equipe antes de valer, com linguagem simples: o que muda, a partir de quando, como usar a rede, a quem perguntar. Se houver troca, o RH organiza a migração sem deixar ninguém descoberto. Veja o plano de saúde para funcionários.
Erros comuns de calendário
- Começar na proposta. Sobra só a conferência do cálculo.
- Olhar só o último mês. Ele está incompleto e engana.
- Pedir cotação sem revisar o uso. A sinistralidade vai junto para o contrato novo.
- Não registrar as ações. Sem registro e indicador, não há o que mostrar na negociação.
- Parar depois da assinatura. O ciclo seguinte começa no dia seguinte.
Como a ASF conduz o calendário
A ASF acompanha a empresa ao longo dos seis meses: orienta o pedido do relatório, faz a leitura técnica com o comitê, mapeia os custos ocultos que pesam na sinistralidade, conduz as cotações comparativas quando fazem sentido e participa da negociação com a memória de cálculo na mão. O acompanhamento é sem custo para a empresa. Veja a gestão de sinistralidade.
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Receber o guia →Leia também: os custos ocultos da saúde na empresa · renovação do plano empresarial · gestão de sinistralidade · NR-1 e riscos psicossociais · afastamentos e saúde mental.
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Perguntas que recebemos
Qual é o prazo para começar a renovação do plano empresarial?
Seis meses antes do aniversário do contrato. É o tempo para o diagnóstico, para as ações sobre o uso aparecerem no número e para cotações comparativas feitas com calma.
A operadora avisa com antecedência?
A proposta de reajuste chega com antecedência do aniversário. Peça a memória de cálculo e confira período, vidas e parâmetros antes de aceitar.
Preciso pedir cotação todo ano?
Não. Cotação faz sentido quando há motivo: rede que não atende, desenho fora do perfil, serviço ruim. Trocar só por preço raramente resolve, porque o uso da empresa vai junto.
E se o contrato tiver menos de 30 vidas?
O reajuste é o do agrupamento da operadora (RN ANS nº 565/2022), e o calendário serve mais para revisar o desenho do contrato e comparar opções do que para negociar sobre a sinistralidade.
De onde vêm as informações
Fontes: reajuste de contratos coletivos com até 29 beneficiários pelo agrupamento e a partir de 30 vidas pelo próprio contrato: Resolução Normativa ANS nº 565/2022. Sinistralidade média do setor em 2025: ANS. Revisado pela ASF em outubro de 2026.