Para o dono e o RH da PME
LGPD e dados de saúde do funcionário: o que a empresa pode guardar, por quanto tempo e quem acessa
Atestado, ASO, lista de vidas do plano: a PME guarda dado de saúde todo dia, quase sempre sem regra. A LGPD chama isso de dado sensível e pede finalidade, acesso restrito e prazo.
Resposta curta
A lei trata dado de saúde como dado pessoal sensível, com regras próprias de uso (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II e art. 11). A PME guarda só o que tem finalidade definida: o atestado, para abonar a falta; o ASO, pela NR-7; e a lista de vidas do plano, para administrar o contrato. O ASO é o atestado de saúde ocupacional, que diz se a pessoa está apta para a função. Cada um com acesso restrito, pelo prazo que a obrigação exige, e fora da planilha da gestão, que só vê número agregado. Para a política da sua empresa, consulte o jurídico.
Por que dado de saúde é diferente dos outros dados do RH?
Porque a lei o coloca na lista dos dados sensíveis. Nome, endereço e salário são dados comuns. Dado sobre saúde está junto com origem racial, religião e dado genético (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II).
Na prática, o dado sensível só pode ser usado em situações que a lei lista (art. 11). Duas delas interessam à PME: com consentimento específico da pessoa, ou sem consentimento, quando o uso é indispensável para cumprir uma obrigação legal ou para exercer um direito em contrato. Para a empresa, guardar dado de saúde de funcionário exige saber para quê, com que base, por quanto tempo e quem pode ver.
Este artigo é orientação de gestão, não parecer jurídico. A política de dados da sua empresa precisa ser escrita e revisada pelo jurídico. Veja como a ASF trata os dados que recebe.
O que a PME costuma ter em mãos
| Documento | Finalidade | Quem acessa | Por quanto tempo |
|---|---|---|---|
| Atestado médico | Abonar a falta; encaminhar ao INSS quando passa de 15 dias | Departamento pessoal; medicina do trabalho quando o caso exige | Enquanto houver obrigação ou prazo para questionamento trabalhista; o jurídico define |
| ASO e prontuário | Cumprir o PCMSO, o programa de exames médicos obrigatório da empresa (NR-7) | Médico do PCMSO; a empresa guarda a via do ASO, não o prontuário | Prontuário clínico: pelo menos 20 anos após o desligamento (NR-7). Via do ASO: prazo da política |
| Lista de vidas do plano | Administrar o contrato: inclusão, exclusão, fatura | Quem administra o plano no RH ou no financeiro | Durante o contrato e pelo prazo de conferência da fatura |
| Relatório de utilização | Acompanhar custo e sinistralidade | Gestão, só na versão agregada e anônima | A série agregada pode ser guardada. A versão identificada não deve chegar à empresa |
| Laudos e exames | Em geral, nenhuma finalidade da empresa | Não deveriam estar com a empresa; ficam com a medicina do trabalho ou com a pessoa | Não guardar. Se chegarem, encaminhar à medicina do trabalho |
Atestado: o que guardar e o que não registrar
Guarde o atestado no departamento pessoal, em pasta ou sistema com acesso restrito. Registre na planilha da gestão só mês, setor e dias. Nem nome, nem CID.
O atestado é o dado de saúde mais frequente na PME. A finalidade é abonar a falta e, quando o afastamento passa de 15 dias, encaminhar ao INSS. O CID (o código do diagnóstico que pode constar no atestado) só aparece ali com autorização expressa do paciente (Resolução CFM nº 1.658/2002). O atestado sem CID vale para abonar. Veja como registrar atestados sem o CID chegar à gestão e o que a política de atestados pode ter.
ASO e PCMSO: a obrigação que define o prazo
O exame ocupacional é obrigação legal e faz parte do PCMSO, o programa de exames médicos obrigatório da empresa (NR-7). Ele gera dois documentos. O ASO, o atestado de saúde ocupacional, diz se a pessoa está apta ou inapta para a função, sem diagnóstico; a empresa guarda uma via. O prontuário clínico, com os resultados dos exames, fica com o médico responsável pelo PCMSO. A NR-7 manda guardar esse prontuário por pelo menos 20 anos após o desligamento.
Para a PME que terceiriza a medicina do trabalho, o cuidado é saber onde a prestadora guarda esses dados e com que segurança. E o que acontece com eles se o contrato com ela acabar. Isso precisa estar escrito no contrato com a prestadora. Veja a saúde corporativa para a empresa.
Plano de saúde: o que a operadora manda e o que a empresa deve pedir
Para administrar o plano, a empresa tem a lista de vidas: nome, data de nascimento, CPF e vínculo. Esse é dado pessoal comum, com finalidade clara. O que não deve chegar à empresa é o dado de saúde do beneficiário: atendimentos por pessoa, diagnósticos, internações com nome.
O relatório de utilização que a gestão usa é o agregado por tipo de atendimento e faixa etária, sem identificar ninguém. Se a operadora enviar relatório com nomes, a empresa pede a versão agregada e não distribui a identificada. Em empresas pequenas, até o agregado pode identificar: um setor com três pessoas e uma internação aponta para alguém. A regra é agregar mais, por área ou período maior. Veja o que o relatório de utilização deve trazer.
Quem acessa, como guardar e quando apagar
- Acesso por finalidade. O departamento pessoal vê o atestado. A medicina do trabalho vê o prontuário. Quem administra o plano vê a lista de vidas. A gestão vê número agregado. A liderança de setor não vê nenhum dado de saúde individual.
- Guarda com controle. Pasta física trancada ou pasta digital com acesso restrito e registro de quem acessou. Planilha de RH compartilhada com a empresa inteira não serve para dado de saúde.
- Ferramentas externas. Colar atestado, laudo ou lista com nomes num assistente de IA ou num formulário de terceiro é compartilhar dado sensível. Só o agregado, sem nome, pode seguir esse caminho. Veja os critérios para escolher ferramenta de IA no RH.
- Prazo e eliminação. A LGPD prevê o fim do uso quando a finalidade é cumprida e a eliminação dos dados, salvo quando a lei exige guarda (arts. 15 e 16). O atestado tem prazo ligado à obrigação trabalhista; o prontuário do PCMSO, à NR-7; a lista de vidas, ao contrato. Cada um com a sua regra, escrita na política.
- Pedido do funcionário. A pessoa pode pedir acesso ao que a empresa tem sobre ela e a correção do que está errado (art. 18). A empresa precisa saber responder.
O que está aqui é o mapa do que a PME costuma ter e das regras que se aplicam. A política de dados, os prazos de guarda e a base legal de cada uso precisam ser definidos com o jurídico. O mesmo vale para situações concretas, como um pedido de exclusão de dado ou um vazamento. Para qualquer dúvida sobre o caso da sua empresa, consulte o jurídico.
Como a ASF auxilia a empresa nesse tema
A ASF trabalha com o plano de saúde da empresa e aplica nele a regra descrita aqui. A gestão recebe só dado agregado e anônimo. O dado individual fica com a operadora e com quem tem finalidade para ele. Orientamos o RH sobre o que pedir à operadora, como guardar a lista de vidas e como montar a planilha da gestão sem dado de saúde identificado. A orientação é sem custo. Veja os custos ocultos da saúde na empresa.
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Perguntas que recebemos
A empresa pode guardar o atestado com o CID?
Pode guardar o documento como ele veio, no departamento pessoal, com acesso restrito e para abonar a falta e encaminhar ao INSS. O CID não vai para a planilha da gestão. Para o prazo de guarda e a regra da política, consulte o jurídico.
Por quanto tempo guardar o ASO?
Depende do documento: o prontuário clínico do PCMSO fica com o médico responsável e é guardado por pelo menos 20 anos após o desligamento (NR-7). A via do ASO da empresa segue o prazo da política. Confirme esse prazo com o médico do trabalho e o jurídico.
O dono da empresa pode ver quem usou o plano e em quê?
Não. O relatório de utilização que chega à gestão é agregado por tipo de atendimento, sem identificar ninguém. Se a operadora enviar relatório com nomes, peça a versão agregada.
Preciso do consentimento do funcionário para guardar o atestado?
Em regra, não. A LGPD permite usar dado sensível sem consentimento quando isso é indispensável para cumprir obrigação legal (art. 11, II, a), e abonar a falta e encaminhar ao INSS são obrigações. A base legal de cada uso na sua empresa deve ser definida com o jurídico.
De onde vêm as informações
Fontes: dado de saúde como dado pessoal sensível: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 5º, II; hipóteses de tratamento de dado sensível: art. 11; término do tratamento e eliminação: arts. 15 e 16; direitos do titular: art. 18. Prontuário clínico individual do PCMSO mantido por pelo menos 20 anos após o desligamento: NR-7. CID no atestado só com autorização expressa do paciente: Resolução CFM nº 1.658/2002. Revisado pela ASF em outubro de 2026.