Para o dono e o RH da PME
Atestados e afastamentos: como enxergar o padrão com uma planilha e um assistente de IA
Um atestado é um papel. Doze meses de atestados numa planilha, por setor, é um padrão. A IA ajuda a ler o padrão. O cuidado é não deixar o dado de ninguém chegar à gestão.
Resposta curta
Para enxergar o padrão, a PME precisa de uma planilha com cinco colunas: mês, setor, tipo, dias e dia da semana. Nela não entram nome nem CID (o código do diagnóstico que pode constar no atestado); o CID fica com o departamento pessoal e a medicina do trabalho. Agregada por setor e mês, ela pode ser lida por um assistente de IA, que aponta onde o número se concentra e o que mudou. Estabilidade, demissão e outros temas trabalhistas vão para o jurídico.
Por que o atestado isolado não diz nada?
Porque o custo não está no caso. Está na repetição. Um setor que gera atestado toda segunda-feira, um turno que acumula dias perdidos no fim do mês, um afastamento longo que vem depois de meses de atestados curtos.
Na empresa de 10 a 100 pessoas, o atestado chega, é conferido, abona a falta e vai para a pasta. Cada um é tratado como caso isolado. O padrão só aparece quando os registros ficam juntos, por período. Ninguém o enxerga olhando papel por papel. Veja o que fazer com atestados recorrentes.
Como registrar sem o CID chegar à gestão
Separe o papel da planilha. O atestado original fica com o departamento pessoal, com acesso restrito. Na planilha da gestão entram só mês, setor, número de dias e se foi atestado ou afastamento. Nem nome, nem matrícula, nem CID, nem especialidade do médico.
O CID é o código do diagnóstico que pode constar no atestado. Ele só aparece ali com autorização expressa do paciente (Resolução CFM nº 1.658/2002). Para a empresa, o CID é dado de saúde, e a lei o trata como dado pessoal sensível (Lei nº 13.709/2018, art. 5º, II). Ele serve para abonar a falta e, quando o caso vira afastamento, para o encaminhamento ao INSS e à medicina do trabalho. Não serve à gestão. Veja o que a empresa pode guardar de dado de saúde.
A planilha mínima
| Coluna | O que registrar | Por quê |
|---|---|---|
| Mês | Mês de referência | Mostra a série e os meses em que o número sobe |
| Setor | Área ou turno (administrativo, produção, loja, entrega) | É onde o padrão aparece. Em equipe pequena, use áreas maiores |
| Tipo | Atestado de até 15 dias ou afastamento pelo INSS (comum ou por acidente de trabalho) | O afastamento tem custo e regra próprios. Veja o que a empresa paga |
| Dias | Dias perdidos | É o número que vira custo de cobertura e hora extra |
| Dia da semana | Em que dia o atestado começou | Concentração em segunda ou sexta pode apontar para escala e folgas. Olhe isso antes de qualquer outra hipótese |
Cinco colunas bastam. Com mais que isso, a planilha deixa de ser alimentada. Quem alimenta é o departamento pessoal, a cada atestado, em um minuto. O mesmo arquivo pode receber, em outra aba, os dados do plano e a rotatividade: são os quatro números da gestão de saúde da PME. Veja a rotina mensal de 30 minutos.
Como agregar por setor e mês
Agregar é somar as linhas por setor e por mês: quantos atestados, quantos dias, quantos afastamentos. Numa planilha, uma tabela dinâmica faz isso em poucos cliques. Num assistente de IA que lê planilha, basta colar a tabela e pedir o resumo.
O resultado é uma tabela pequena, com um número por setor por mês. Ela já não identifica ninguém e pode ir para a reunião. Em empresas pequenas, vale um cuidado extra. Se um setor tem três pessoas e um afastamento, o dado agregado aponta para alguém. Nesse caso, junte setores ou use o trimestre. Veja como calcular o absenteísmo (os dias perdidos em relação aos dias que deveriam ser trabalhados).
Perguntas para fazer à IA sobre a planilha agregada
- "Em que setor e em que meses os dias perdidos se concentram? Compare os últimos três meses com os três anteriores."
- "Há dias da semana com mais início de atestado? Em quais setores?"
- "Quais setores tiveram afastamento pelo INSS depois de meses com atestados curtos?"
- "Monte um gráfico de dias perdidos por mês, por setor, nos últimos doze meses."
- "Liste três perguntas que eu deveria fazer à liderança do setor com mais dias perdidos."
O que não perguntar: "por que essa pessoa falta tanto", "que problema de saúde explica isso", "posso demitir quem tem mais atestados". A IA não tem a resposta, e a pergunta já nasce errada. O padrão é da rotina e do posto de trabalho. A decisão sobre uma pessoa é da empresa, com o jurídico.
O que fazer com o padrão que apareceu
- Setor concentrado. Converse com a liderança sobre escala, pausas, metas, condições físicas e clima. Veja o que funciona para reduzir afastamentos.
- Segunda e sexta. Olhe a escala e as folgas antes de pensar em controle. Revise a política de atestados, que precisa ser igual para todos. Veja o que a política de atestados pode ter.
- Atestados curtos que viram afastamento. É o sinal mais caro. Entenda o que o setor tem de diferente. Se o tema for saúde mental, lembre da NR-1. Os riscos psicossociais são a pressão, a carga e as relações no trabalho que geram desgaste. Eles entraram no gerenciamento de riscos da NR-1 em 26 de maio de 2026 (Portaria MTE nº 1.419/2024; vigência pela Portaria MTE nº 765/2025). Veja afastamentos e saúde mental nas empresas.
- Afastamento longo. Prepare o retorno e entenda o efeito no custo. Sobre estabilidade, relação com o trabalho e demissão de quem está ou esteve afastado, consulte o jurídico.
Como a ASF auxilia a enxergar o padrão
A ASF ajuda a montar a planilha e lê o padrão junto com o uso do plano. Mostra onde atestados, afastamentos e sinistralidade (de cada R$ 100 que a empresa paga de mensalidade, quanto a operadora gasta com atendimentos) se encontram. O mapeamento dos custos ocultos olha os números agregados da empresa e aponta por onde começar. A orientação é sem custo. Veja quanto custa um afastamento para a empresa.
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Como calcular, o que pesa, o relatório que a empresa pode pedir e o programa de 90 dias até a renovação.
Receber o guia →Leia também: os custos ocultos da saúde na empresa · renovação do plano empresarial · gestão de sinistralidade · NR-1 e riscos psicossociais · afastamentos e saúde mental.
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Perguntas que recebemos
Posso exigir o CID no atestado?
Não como regra. O CID só consta no atestado com autorização expressa do paciente (Resolução CFM nº 1.658/2002), e o atestado sem CID vale para abonar a falta. Para a regra da sua política, consulte o jurídico.
Posso colocar o nome do funcionário na planilha para acompanhar quem falta mais?
Na planilha da gestão, não. Nome ligado a atestado é dado de saúde identificado. O acompanhamento individual fica com o departamento pessoal e a medicina do trabalho, com acesso restrito e finalidade definida.
Posso colar a planilha na IA?
A agregada, sim: sem nome, sem matrícula e sem CID. A planilha com os atestados linha a linha, não. Antes, confira onde a ferramenta guarda o que recebe.
O padrão mostrou um setor com muitos atestados. Posso advertir a equipe?
Não é por aí. O padrão é da rotina, não das pessoas, e a primeira conversa é com a liderança sobre escala e condições. Advertência e qualquer medida sobre alguém são tema trabalhista: consulte o jurídico.
De onde vêm as informações
Fontes: CID no atestado só com autorização expressa do paciente: Resolução CFM nº 1.658/2002. Dado de saúde como dado pessoal sensível: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 5º, II. Riscos psicossociais no gerenciamento de riscos da NR-1, com vigência em 26/05/2026: Portaria MTE nº 1.419/2024 e Portaria MTE nº 765/2025. Revisado pela ASF em outubro de 2026.